Ante la entrada en vigor de VERIFACTU
Ante la entrada en vigor el próximo 1 de enero de 2026 del denominado VERIFACTU este Despacho considera oportuno realizar las siguientes consideraciones al respecto:
1ª ¿QUE ES VERIFACTU?
Desde un primer momento debe quedar claro que con las expresiones VERIFACTU, OBLIGACION VERIFACTU o SISTEMA VERIFACTU, no se hace referencia a un software o programa informático específico, sino al nombre de la normativa que establece los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación (SIF) de autónomos y empresas, representada esencialmente por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, también conocido como Reglamento VERIFACTU.
La obligación que conlleva tal normativa consiste en la obligación de UTILIZAR EXCLUSIVAMENTE sistemas informáticos de facturación (software o TPV) que cumplan TODOS los requisitos definidos por la normativa VERIFACTU.
Esto implica que, a partir de las fechas de entrada en vigor, ya no será legal utilizar programas de facturación que:
- Permitan alterar o eliminar registros de facturas ya emitidas sin dejar rastro fehaciente.
- No generen el registro de facturación con el contenido, formato y seguridad exigidos.
- No incluyan el código QR obligatorio y estandarizado en las facturas.
- No cumplan con los estándares de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad definidos en el RD 1007/2023.
2ª VERIFACTU Y FACTURACION ELECTRONICA NO SON LO MISMO.
Al efecto de evitar equívocos hay que evitar confundir VERIFACTU con FACTURACION O FACTURA ELECTRONICA; ya que VERIFACTU es simplemente el conjunto de requisitos que han de cumplir a partir del 1 de enero de 2026 los sistemas de facturación empleados para emitir facturas, mientras que la FACTURACION ELECTRONICA tiene como objetivo sustituir la factura en papel, facilitando su emisión, recepción y almacenamiento en formato digital mediante el empleo de formatos electrónicos y códigos QR para su identificación.
Desde un punto de vista temporal, mientras que VERIFACTU entrará en vigor el próximo 1 de enero de 2026 para los sujetos pasivos del Impuesto sobre Sociedades la FACTURACION ELECTRONICA comenzará siendo obligatoria sólo para aquéllas facturas cuyo destinatario sea otra empresa y nunca antes del 2027 como mínimo en función del actual estado de la normativa reguladora de su implantación.
3ª ¿QUIÉNES ESTÁN OBLIGADOS A USAR SISTEMAS VERIFACTU?
La obligación de usar un SIF adaptado a VERIFACTU es de amplio espectro y afecta a la inmensa mayoría de actores económicos en España que expidan facturas, incluyendo la mayoría de empresas afectadas:
Empresarios y profesionales sujetos al Impuesto sobre Sociedades (IS): Prácticamente todas las sociedades mercantiles (S.L., S.A., etc.).
Empresarios y profesionales sujetos al IRPF que desarrollen actividades económicas: La gran mayoría de autónomos (en estimación directa normal o simplificada) y PYMES como personas físicas. Consulta la obligatoriedad específica para autónomos.
Entidades en régimen de atribución de rentas con actividades económicas: Comunidades de Bienes (C.B.), Sociedades Civiles (S.C.P.), etc.
Establecimientos permanentes de entidades no residentes en España.
Contribuyentes en régimen especial agrario (REAGP) y del recargo de equivalencia, pero sólo para las operaciones por las que deban expedir factura formalmente (no las cubiertas directamente por el régimen especial).
4ª CAMBIOS INTRODUCIDOS POR VERIFACTU EN LOS PROGRAMAS DE FACTURACION A PARTIR DEL 01-01-2026.
Con la entrada en vigor de VERIFACTU el 1 de enero de 2026 para las sociedades y demás sujetos pasivos del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2026 para los contribuyentes del IRPF que realicen actividades económicas, el proceso de facturación seguirá siendo sustancialmente igual al actual.
No obstante, la entrada en vigor de VERIFACTU conllevará obligatoriamente la adaptación de los softwares de facturación al sistema VERIFACTU; lo que supondrá que todas las facturas emitidas por los programas de facturación tengan que cumplir una serie de especificaciones técnicas y legales para garantizar mayor transparencia fiscal, entre las que cabe destacar la inclusión de un QR en las facturas ordinarias o simplificadas generadas por los programas de facturación que contenga la información de la factura o la posibilidad de remitir voluntariamente las facturas a Hacienda de forma automática.
5ª ¿QUÉ HAY QUE HACER PARA CUMPLIR CON LA NORMATIVA VERIFACTU A PARTIR DEL 1 DE ENERO DE 2026?
Si su empresa emite sus facturas a través de un sistema informático de facturación (SIF), antes de 2026 ha de asegurarse con su proveedor de SIF de que de que dicho programa informático cumpla desde el 01-01-2026 con las nuevas reglas implantadas por VERIFACTU con la finalidad de evitar dobles contabilidades y luchar contra el fraude fiscal.
La OBLIGACIÓN VERIFACTU se traduce, por tanto, en la necesidad imperante de que cada empresa que use un software de facturación se asegure antes de 01-01-2026 de que a partir de esa fecha estará adaptado a esa obligación y de recabar del proveedor informático en cuestión la declaración responsable por parte de su fabricante de que cumple con los requisitos del sistema VERIFACTU.
6º.- VERIFACTU SI VS VERIFACTU NO.
Con la entrada en vigor de VERIFACTU los sistemas de facturación contemplarán la opción para la empresa de, como último paso en el proceso de emitir la factura, remitir los datos de la misma de modo telemático y en tiempo real (lo que se conoce como VERIFACTU SI) o no hacerlo (o VERIFACTU NO).
El estado actual de la cuestión aconseja posponer la recomendación de un sistema u otro dado hasta que la doctrina más autorizada en la materia opte mayoritariamente por una u otra opción.
7ª POSIBILIDAD DE SEGUIR EMPLEANDO PROGRAMAS COMO EXCEL, WORD PARA LA CONFECCION DE FACTURAS.
Tal y como afirma la propia AEAT en su web (ww.aeat.es), la OBLIGACION VERIFACTU no afectará a aquellas empresas que empleen esos programas si los procesadores de texto o las hojas de cálculo se utilizan exclusivamente para:
• Introducir los datos de las facturas.
• Expedir e imprimir las facturas.
• Conservar la información de facturación.
Por el contrario, sí estará sujeto al reglamento y se considerará un sistema informático de facturación si, además de las funciones anteriores, se utiliza para procesar la información de facturación contenida en el programa para generar directamente los libros registros de IVA, los libros registro de IRPF, la contabilidad, o cualquier otro resultado que se utilice para el cumplimiento voluntario de obligaciones tributarias.
Por ejemplo, si un usuario utiliza una hoja de cálculo Excel para generar simples listados de facturas emitidas, incluyendo sumatorios o el uso de otras reglas de cálculo, no le afectará el Reglamento. Pero si la utiliza programando una Macro, para generar el libro registro de facturas expedidas, su hoja de cálculo sí se considerará un sistema informático de facturación y, por lo tanto, deberá cumplir con los requisitos del Reglamento.
8ª APLICACIÓN GRATUITA VERIFACTU DE LA AEAT.
La AEAT pone a disposición de los contribuyentes una aplicación gratuita de facturación, accesible desde la Sede de la AEAT. Este formulario permite a los contribuyentes generar facturas electrónicas y enviar los registros de facturación directamente a la AEAT, cumpliendo con el reglamento de VERI*FACTU, aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, que regula los requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación.
No obstante lo anterior, una vez se aproxime el 1 de enero de 2026 este Despacho remitirá una nueva nota informativa sobre VERIFACTU que contemple las novedades o posibles cambios de criterio de la propia AEAT y/o de los operadores en la materia relativos a la implementación de VERIFACTU a partir de esa fecha.